Če ste samozaposleni v Španiji, ste verjetno že slišali za prihodnjo obveznost izdaje elektronski računiČeprav se ta regulativna sprememba pripravlja že leta, se bliža temu, da postane resničnost za vse strokovnjake, ki izstavljajo račune drugim podjetjem ali samostojnim podjetnikom. To pomeni znatne spremembe tako v načinu našega dela kot v načinu vodenja računovodstva.
Elektronski račun ni le digitalna datoteka. Da bi bil pravno veljaven, mora izpolnjevati vrsto zahtev. tehnične, regulativne in funkcionalne zahteve ki naredijo razliko v primerjavi s preprostim računom v obliki PDF, ustvarjenim v Wordu ali Excelu. V tem članku bomo podrobno razložili, kaj ta nova obveznost pomeni, kako vpliva na samozaposlene delavce in kaj morate storiti, da se čim hitreje prilagodite in se izognete morebitnim kaznim.
Kaj pomeni elektronsko izdajanje računov in zakaj bo obvezno?
A elektronski račun Gre za digitalni dokument, ki nadomešča običajni papirnati račun. Vendar pa mora za enako pravno veljavnost izpolnjevati formalne zahteve na primer vključitev strukturirane oblike (XML, UBL ali Facturae), elektronsko podpisovanje in pošiljanje prek veljavnega kanala.
Razlog za to spremembo je posledica Zakon o ustvarjanju in rasti (Zakon 18/2022), katerega cilj je posodobiti sisteme obračunavanja v Španiji. Ta zakon je določil, da morajo biti vse komercialne transakcije med podjetji in strokovnjaki opravljene prek elektronsko zaračunavanjeTo pomeni, da se bo moral v praksi vsak samozaposlen, ki dela za drugo podjetje ali strokovnjaka, prilagoditi.
Ta sprememba ne predstavlja le administrativnega napredka, temveč si prizadeva tudi za zmanjšati zamude pri plačilih, povečati fiskalno preglednost in digitalizirati gospodarstvoČeprav se sprva morda zdi kot dodatno breme za samozaposlene, lahko dejansko ponudi znatne koristi.
Kdaj bo elektronsko izdajanje računov obvezno za samozaposlene?
Obveznost izdajanja elektronskih računov ne bo veljala za vse samozaposlene delavce hkrati. Zakon določa progresivni časovni načrt, ki je odvisen od letni promet in razvoj povezanih tehničnih predpisov.
- Za samozaposlene delavce in podjetja z letni promet presega 8 milijonov evrov, bo obveznost aktivirana eno leto po objavi tehničnega predpisa. Ocenjuje se, da bo to v 2025, torej bi obveznost nastala 2026.
- Za preostale samozaposlene (z nižjim prometom) se rok podaljša do dve leti po odobritvi predpisov, kar nas pripelje do 2027 kot rok.
Čeprav lahko mnogi strokovnjaki že zdaj prostovoljno začnejo izdajati elektronske račune in se vnaprej prilagodijo spremembi, je priporočljivo biti pozoren na uradne roke.
Kdo je dolžan in kdo izključen?
Obveznost izdajanja elektronskih računov velja samo za poslovne odnose med podjetji (B2B) (med podjetji ali strokovnjaki). Če torej izdajate račune posameznikom (B2C), lahko še vedno izdajate papirnate ali nestrukturirane račune v PDF obliki.
Za nekatere operacije bodo veljale tudi izjeme, kot so:
- Maloprodaja z neposredno dostavo potrošniku, kjer se uporabljajo vstopnice.
- Storitve brez obveznosti izstavitve računa.
- Poslovanje zunaj Španije, če zanj ne velja španska zakonodaja.
Prednosti uvedbe elektronskega izdajanja računov
Poleg zakonske obveznosti elektronsko izdajanje računov prinaša zelo pomembne koristi za vsakodnevno upravljanje samozaposlenih:
- Prihranek stroškov: izognete se tiskanju, kuvertam, pošti, fizičnemu shranjevanju …
- Boljša organizacijaVsi računi so centralizirani v oblaku, dostopni iz katere koli naprave.
- zmanjšanje napakProgramska oprema avtomatizira izračune davkov in preprečuje človeške napake.
- Večja varnostUporaba digitalnega podpisa zagotavlja pristnost dokumenta.
- Administrativna agilnost: idealno za vlaganje davkov ali digitalno vodenje računov.
Katere oblike elektronskih računov so dovoljene?
Vsaka digitalna datoteka se ne šteje za veljaven elektronski račun. Za skladnost s predpisi mora biti račun v strukturirana in certificirana oblikaGlavne sprejete oblike so:
- račun: obvezni španski standard za izstavljanje računov javnim organom.
- LBM: mednarodni format, ki omogoča interoperabilnost.
- XML CII: oblika, ki jo Združeni narodi spodbujajo za globalno obračunavanje.
- EDIFACTStandard ISO, ki se uporablja pri komercialni elektronski izmenjavi podatkov.
Poleg tega jih mora spremljati napredni elektronski podpis ali uporabite tehnologijo EDI za zagotovitev integritete in avtentičnosti.
Dodatne obveznosti novega sistema
Novi sistem obračunavanja ni omejen le na pošiljanje elektronskih računov. Vključuje nove obveznosti, kot so:
- Zapis o stanju računa: tako pošiljatelj kot prejemnik morata sporočiti, ali sta bila sprejeta, zavrnjena, plačana ali nakazana.
- Digitalno hramboElektronske račune je treba hraniti 4 let v obliki, ki je dostopna za vpogled.
- InteroperabilnostSistemi morajo biti združljivi med različnimi ponudniki in omogočati nemoteno izmenjavo.
- Komunikacija z ministrstvom za financeČe ne uporabljate javne rešitve AEAT, boste morali kopijo računov poslati prek njene platforme.
Katero programsko opremo potrebujem za izdajanje elektronskih računov?
Za prilagoditev novim predpisom boste potrebovali program za elektronsko izdajanje računov ki izpolnjuje tehnične zahteve, ki jih je določilo Ministrstvo za finance in nacionalna zakonodaja. Nekaj ključnih priporočil:
- To deluje v oblaku in se samodejno posodablja.
- Bodite pripravljeni na ustvarjanje računov v obliki Facturae ali UBL.
- To omogoča, Elektronski podpis.
- Da ga je mogoče integrirati z drugimi računovodskimi orodji, bankami itd.
Med pomembne rešitve na trgu spadajo Holded, Declarando in Quipu. Te platforme so posebej zasnovane za samostojne podjetnike in mala podjetja.
Kakšni so koraki za izdajo elektronskega računa?
Postopek se ne razlikuje bistveno od izdaje tradicionalnega računa, vendar morate upoštevati naslednje korake:
- Namestite združljivo programsko opremo.
- Nastavite svoje digitalno potrdilo.
- Pripravite obvezna polja: : serijska številka, datum, podatki o izdajatelju in stranki (NIF, naslov itd.), podroben opis storitve ali izdelka, veljavni davki, razčlenjen skupni znesek.
- Podpišite elektronsko račun, če je potrebno.
- Pošlji prejemniku po veljavnem digitalnem kanalu.
- Obdrži kopijo dostopen za pregled vsaj 4 leta.
Kazni za neizdajanje elektronskih računov
Kršitev teh obveznosti lahko povzroči globe od 3.000 do 60.000 evrovNekatere najpomembnejše sankcije so:
- 3.000 € za vsak račun, ki ni izdan elektronsko kadar je to potrebno.
- 6.000 € za napake pri shranjevanju ali konzerviranju računov.
- Do 60.000 evrov zaradi neupoštevanja ukrepov za zasebnost in varnost.
- Do 50.000 €, če uporabljate neodobreno programsko opremo za izdajanje računov po preteku zakonskih rokov.
Digitalni komplet kot pomoč pri prehodu
Vlada ponuja prek programa Digitalni komplet Pomoč do 12.000 evrov za pogodbene digitalne rešitve, vključno z programi za elektronsko izdajanje računovTa nepovratna sredstva se financirajo iz evropskih sredstev in so nepovratna, zato vam jih ne bo treba vrniti.
Rok za njihovo zahtevo se izteče 31 oktober 2025 za podjetja z več kot tremi zaposlenimi. Samozaposleni posamezniki z manj kot tremi zaposlenimi bodo lahko vloge oddali do decembra 2026.
Agenti za digitalizacijo, kot je Declarando, vam lahko pomagajo pri prijavi za bon brez dodatnih stroškov in vam svetujejo, katera programska oprema najbolj ustreza vašim potrebam.
Vključitev elektronskega izdajanja računov v vaše procese lahko predstavlja pomemben korak k digitalni transformaciji, saj vam omogoča optimizacijo virov, izboljšanje finančnega nadzora in zmanjšanje tveganj. Prej ko se seznanite z orodji in zahtevami, več koristi boste pridobili in manj težav se boste soočili med prehodom.